Как улучшить работу системного администратора если ты владелец малого бизнеса

Публикуем небольшую заметку о том, как, будучи владельцем или руководителем небольшой компании можно лично улучшить работу системного администратора, а, следовательно, и всей IT-инфраструктуры организации.

Основной тезис здесь заключается в том, что сисадмину в небольшой фирме неизбежно приходится брать на себя не только технические, но и управленческие функции: разрабатывать политики работы сотрудников за компьютерами, участвовать в стратегическом планировании развития IT-инфраструктуры, общаться с подрядчиками, и, самое главное, доносить свои идеи и решения до руководителя. Подбор специалиста, который сочетал бы IT-навыки с менеджерскими может стать непростой задачей. Однако, следуя ряду простых принципов взаимодействия с системным администратором, руководитель может повысить эффективность работы даже не слишком подкованного в менеджменте IT-сотрудника.

Сразу оговоримся, что для этого вам не придется с головой погружаться в тонкости работы железа и программного обеспечения (хотя широкий кругозор не помешал еще ни одному руководителю малого бизнеса): от вас потребуется лишь корректное информирование, контроль и поддержка вашего сисадмина. Теперь перейдем к конкретным советам.

• Не забывайте вводить сисадмина в курс дел и планов вашей фирмы. Заблаговременно узнавая об открытии нового офиса, линии производства или расширения штата сотрудников, сисадмин сможет эффективнее планировать развитие IT-инфраструктуры, например, избегая заказывать оборудование, которое быстро перестанет отвечать увеличивающимся потребностям организации.
• Относитесь к сисадмину как к гиду в мире IT-технологий, а не как к носителю истины в последней инстанции, который знает и умеет абсолютно все, чего не понимаете вы. Сфера IT настолько велика, что в мире попросту не существует специалистов, компетентных во всех ее аспектах. Понимание границ компетентности своего сисадмина поможет вам принимать более эффективные бизнес-решения, лучше оценивая риски и при необходимости привлекая узкопрофильных специалистов извне.
• Потратьте время на совместную разработку с сисадмином дизайна и стандартов работы пользователей-сотрудников с информационными системами в фирме. В малых фирмах распространена ситуация, когда сисадмин идет на поводу у остальных сотрудников и настраивает рабочие машины не в интересах бизнес-фирмы, а в соответствии с их желаниями и умениями: привычные приложения, плагины, почтовые клиенты, иногда даже завышенные настройки доступа – все это может негативно сказываться на сохранности информации и бесперебойности всей IT-системы фирмы и, кроме того, отвлекать сисадмина на решение в индивидуальном порядке тех проблем, которые в идеале должны решаться из единой точки доступа.
• Попросите сисадмина составить план развития IT-инфраструктуры компании. Важно, чтобы ваш системный администратор имел некое видение модернизации вашей сети и железа и не стеснялся обсуждать их с вами. Не ленитесь в дружеской форме запрашивать у сисадмина краткосрочные и долгосрочные планы развития, желательно – со сметами. Если технические решения выглядят слишком дорогими, подробно обсуждайте с сисадмином возможности бюджета, а также – интересуйтесь всеми возможными рисками в случае экономии. Если же сметы выглядят слишком дешево – не спешите радоваться, а точно также уточняйте у сисадмина, могут слишком бюджетные решения стать источником проблем в будущем. Не забивайте сисадмину голову окупаемостью этих решений т.к. в большинстве случаев практически невозможно точно посчитать, как приобретение дополнительных МФУ или более быстрого сервера конвертируется в прибыль компании за следующий отчетный период. Доход приносят не сами IT-инструменты, а умение менеджеров и других сотрудников применять для решения бизнес-задач.
• Следите за фундаментальным решением проблем в IT-инфраструктуре. Во многих компаниях часто возникающие проблемы, будь то непрерывность работы или сохранность данных, решается обходными путями, которые снимают лишь симптом, о не лечат саму болезнь. Важно, чтобы не только сисадмин знали о причинах всех сбоев и имели представление не только о том, как их можно устранить в случае рецидива, но и какие изменения в IT-инфраструктуру фирмы необходимо внести, чтобы снизить риски их возникновения в будущем. Кроме того, необходимо минимизировать способы решения проблем, понятные только конкретному сисадмину т.к. в случае его увольнения преемник может потратить недели, разбираясь, почему в компании что-то работает или не работает.
• Оказывайте сисадмину нематериальную поддержку, помимо монетарной: многие руководители забывают, что, если все работает стабильно и ничего не происходит – это заслуга сисадмина и лишний повод его похвалить. В тоже время любые сложности сотрудников-пользователей в обращении с компьютерами часто сваливаются на сисадмина, сути работы которого никто толком не понимает. Моральная поддержка в таких условиях является залогом долгой и продуктивной совместной работы. Кроме того, по-возможности вкладывайтесь в повышение квалификации сисадмина: если в IT-отделе крупной организации ему есть у кого перенимать и с кем обмениваться опытом, то в маленьких компаниях единственному специалисту часто приходится делать все методом проб и ошибок, в результате чего, находясь в изоляции, многие из них уходят очень далеко от стандартов отрасли и принимают неоптимальные решения.

Подытоживая, необходимо сказать, что системное администрирование в малом бизнесе часто является наиболее трудной ее разновидностью т.к. очень многое строится на взаимоотношениях с руководством, которое часто недооценивает важность IT-инфраструктуры в бизнес-процессах, до последнего отстаивая методы работы «по-старинке» или имея личную приверженность не самым оптимальным приложениям, поставщикам ПО и железа и т.д. Однако реалии современного мира таковы, что зависимость прибыли компании от дружеских отношений с современными технологиями только растет и вряд ли эта тенденция изменится в ближайшее время.