Для чего бизнесу нужен почтовый сервер

Ежедневно в сети отправляют много информации для решения личных или профессиональных задач. На протяжении многих лет для этого использовали электронную почту. Каждый может создать собственный ящик бесплатно, но такое решение подходит лишь для малого бизнеса. При большом документообороте приходится создавать свой почтовый сервер. Эта задача характеризуется своими особенностями.

Что такое почтовый сервер, и как он работает

Люди отправляют сообщение на расстоянии друг другу на протяжении многих лет. Ранее для этого писали письмо, клали его в конверт, указывали адрес и отправляли почтовой службой. В современном мире этот способ все еще используется, однако большинство сообщений отправляется в электронном виде, что позволяет получить ответ намного быстрее.

В качестве конверта сегодня выступает почтовый клиент. Встречается большое количество подобных программ (Mailbird, TouchMail). Роль почтового отделения была отдана почтовому серверу. Он обрабатывает всю информацию, которую отправляют пользователи. Есть несколько популярных сервисов, к примеру Яндекс, Gmail или Mail.ru. Они предоставляют качественные услуги, что и определяет большое количество открытых ящиков.

Почтовый сервер представлен программой, которая обрабатывает запросы на отправку электронных сообщений. Для большинства пользователей достаточно функций и возможностей распространенных сервисов. Средний и крупный бизнес устанавливает свое программное обеспечение, которое обладает требуемым набором инструментов.

Разработчики стараются повысить функциональность и эффективность существующих почтовых сервисов. К примеру, стало возможно создавать отдельные папки для фильтрации по источникам. При этом используется встроенная защита. Она отправляет письма из непроверенных источников в папку спам.

Решения для организации корпоративной почты

Есть несколько различных способов, которые могут использоваться для организации рассылки электронной почты. Они подбираются с учетом требований и финансовых возможностей.

Бесплатные сервисы

Многие используют бесплатные сервисы, которые позволяют получать и отправлять сообщения. Имя ящика предусматривает указание определенного хвоста доменной зоны. Плюсы:

• интерфейс простой и функциональный, подходит для большинства пользователей;
• практически все сервисы можно использовать бесплатно;
• нет необходимости в длительной настройке, участие программистов не требуется.

Минусы:

• большинство бесплатных ресурсов имеет ограниченную квоту, связанную с выделенным дисковым пространством;
• многие имена, которые могут использоваться для организации, уже заняты;
• возникают проблемы при брендировании;
• относительно невысокая безопасность, так как время от времени происходят утечки данных аккаунтов.

Все могут использовать подобные ресурсы.

Создание почты на домене

Практически во всех случаях компания создает собственный сайт. Для этого требуется сервер и доменное имя. Установленный софт позволяет создать почтовый ящик, на который будут приходить письма. Плюсы:

• большинство компаний, которые сдают сервера в аренду, предоставляют рассматриваемую услугу бесплатно;
• можно работать через удобный почтовый клиент;
• больший набор инструментов и функций.

Минусы:

• для устранения сбоев в работе сервера требуются опытные программисты;
• нельзя тонко настроить сервер под потребности компании.

Подходит для небольшого и среднего бизнеса.

Использование персонального почтового сервиса

В некоторых случаях возможна полная настройка сервера для принятия электронных сообщений. Функциональность такого варианта намного больше. Плюсы:

• возможно внесение требуемых изменений (запись и копирование данных на стороннем ресурсе, определение ролей, блокировка определенных адресов);
• формирование системного файла с подробным описанием работы ресурса (если письмо не будет отправлено, в отчете будет указана причина);
• сервера надежные, работают быстро.

Минусы:

• на создание, обслуживание собственного сервера или его аренду требуется большой бюджет;
• требуется программист с определенными знаниями и умениями для настройки, изменения параметров.

Этот вариант используется крайне редко. На установку оборудования, подключение и настройку потребуется много времени. При необходимости можно установить дополнительное программное обеспечение.

Каким предприятиям нужен почтовый сервер

Определив функции и возможности почтового сервера, можно сделать вывод, зачем нужна электронная почта, и как она будет использоваться. При определении потребностей учитывается несколько моментов:

1. Как используются электронные сообщения в бизнес-процессах компании. Если почта нужна только для получения сообщений от партнеров или клиентов при небольшом обороте, достаточно сервера, связанного с доменным именем. Есть компании, которые ведут агрессивную маркетинговую политику. Им требуется более сложная система.
2. Оценивается предполагаемая нагрузка. Для обработки писем требуется мощное оборудование. Все зависит от количества отправленной и полученной информации.
3. Сколько средств можно потратить на реализацию проекта. Если компания только начинает свою деятельность и не имеет свободных средств, можно воспользоваться бесплатными сервисами.
4. Уделяется внимание количеству сотрудников компании. Порой почта служит для создания корпоративной сети.

Для организации, в которой работает не более 20 человек, достаточно создать почту на домене. Причина такого решения – адрес будет связан с официальным именем. Это благоприятно сказывается на репутации компании, вызывает больше доверия.

Использование отдельного рабочего ящика помогает руководству держать под контролем все свои отделы. Отдельный почтовый сервер создается для крупных компаний. Часто проводится интеграция различных CRM-систем. Они помогают с отслеживанием потока информации.

Особое внимание уделяется массовой рассылке информации. Такая система сложна в организации, подходит для решения большого количества различных задач. Есть много различных сервисов, которые могут использоваться для рассылки писем по указанным адресам. К другим особенностям относят:

• подобный инструмент подходит только для отправки писем;
• возможна интеграция различных воронок;
• предоставляется расширенная статистика для отслеживания эффективности выбранной стратегии продвижения;
• в зависимости от выбранного тарифа скорость отправки сообщений может достигать нескольких миллионов копий в минуту.

Самостоятельно создать такой сервер сложно. Для этого требуется мощное оборудование и современное программное обеспечение. IT-инженеры ittelo.ru отлично разбираются в этой теме, поэтому могут предложить оптимальное решение в разумном бюджете.

Протоколы email-систем

Для отправки и получения электронных писем по почте используется несколько различных протоколов:

1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Протокол, отвечающий за отправку письма почтовому серверу.
2. Post Office Protocol 3 (POP3). Отвечает за прием письма и передачу его адресату.
3. Internet Message Access Protocol (IMAP). Отвечает за извлечения письма из почтового сервера. Считается современным решением, которое обрабатывает всю информацию удаленно. Локального сохранения писем не происходит.

За счет этого обеспечивается быстрая отправка информации. При этом ошибка возможна только при неправильной настройке сервера или при отсутствии интернета.

Электронная почта – незаменимый инструмент, который используется малым, средним и крупным бизнесом для обмена данными или решения других бизнес-задач. При небольшом потоке писем достаточно создать ящик на сервере, где размещен официальный сайт компании. Персональные сервисы подходят для запуска CRM-программ или решения других более сложных задач. Все зависит от выделенного бюджета.