Как правильно подключать принтеры в корпоративной сети

В этой статье мы поговорим о, на первый взгляд приземленной, но по сути очень важной для документооборота любой организации проблеме: подключению принтеров к сети предприятия.

Очень часто в компаниях, особенно небольших, используется подключение принтеров либо через USB-интерфейс или «подключение вручную» - с рабочего компьютера каждого пользователя. И то, и другое влечет за собой ряд сложностей, как для сотрудников, так и для тех, кто обслуживает IT-инфраструктуру компании. Рассмотрим подробнее недостатки обоих этих способов.

Недостатки подключения принтеров через USB-интерфейс:

• Перестановки в офисе. В случае любых перемещений USB-принтера по офису придется либо переносить туда же подключенный к принтеру компьютер, либо подключать принтер к новому компьютеру и делать настройку печати с нуля.
• В случае поломки (перезагрузки, отключения) компьютера, к которому подключен USB-принтер, теряется возможность распечатывать на том принтере документы до возобновления работы компьютера.
• USB-кабели могут быть либо слишком короткими, либо приводить к ошибкам печати. Согласно стандартам длина USB-провода не должна превышать пяти метров, однако в ряду случаев даже полутораметровые могут создавать проблемы.
• У USB-принтеров как правило отсутствуют инструменты диагностики неполадок, в результате чего выявление и устранение любых ошибок печати становится больше похожим на гадание.

Недостатки подключения принтеров «вручную»:

• Чтобы подключить, заменить принтер или изменить что-то в настройках печати требуется вызывать системного администратора или эникейщика, останавливая на это время работу непосредственного пользователя.
• Ручное подключение принтеров ведет к возникновению «призраков» - принтеров, которые были выведены из эксплуатации, но не были в том же ручном режиме отключены от компьютера. «Призрачные» принтеры часто замедляют процесс вывода документов на печать, растягивая его на 5-10 секунд после нажатия кнопки подтверждения.
• Пользователи (а часто и системные администраторы) не знают или не помнят, к кому в данный момент подключен тот или иной принтер. Как результат, в случае физической замены принтера его часто забывают кому-то подключить, а старый принтер, наоборот, отключить. Из-за этого любые плановые замены или перестановки оборудования создают снежный ком проблем на ровном месте, а аналитика эксплуатации принтеров становится бессмысленной.

Преимущества подключения принтеров через Интернет

Возникает закономерный вопрос: какой способ подключения принтеров к сети организации является оптимальным? Анализ опыта ряда системных администраторов позволяет ответить на него достаточно однозначно: подключать принтеры к сети компании нужно исключительно через Интернет. Настройку же лучше всего осуществлять с помощью появившегося в Windows Server 2008 расширения Group Policy Preferences удобного для автоматизированной настройку принтеров с сервера печати, на основании расположения пользователя в офисе или членства в группе Active Directory.

Подключение и настройка принтеров через групповые политики поддерживает большое число параметров, например участие в группе секьюрности, атрибут конкретного пользователя-сотрудника или даже версию операционной системы на рабочем компьютере. Кроме того, настраивая подключение принтеров через Group Policy Preferences, можно создавать не одну, а две политики: первая нужна для подключения принтера по заданному критерию, вторая – для отключении он перестает соответствовать этому условию. Это позволяет автоматически исключать возникновение призрачных принтеров.

Также групповые политики можно использовать для подключения принтеров сотрудникам не только с сервера печати, но и для настройки печати файлов у пользователей непосредственно на сетевом принтере. Это делается с помощью указания в параметрах политики IP-адреса принтера; туда же можно прописать сервер печати, с которого будет автоматически скачиваться нужный драйвер, благодаря чему процесс подключения и настройки принтеров в компании станет единообразным и практически не требующим внимания системного администратора.

Сотрудникам, занимающимся обслуживанием IT-инфраструктуры компании, останется лишь централизованно мониторить работу принтеров, чтобы вовремя узнавать о необходимости замены расходников, а также отслеживать аппаратные нагрузки и корректировать стоимость печати документов.