Как правильно сформировать IT-бюджет

Составление IT-бюджета - краеугольный камень нормальной работы и долгосрочного развития IT-инфраструктуры. Руководство еще раз убеждается в выгоде инвестиций в технологии, а техспециалисты делятся ответственностью за состояние системы с начальством.

Поэтому не стоит недооценивать значение IT-бюджета для системного администратора. Нормально работать и забыть о ежемесячном или ежеквартальном выбивании денег можно только в случае, если бюджет составлен грамотно и заблаговременно.

Всего есть три этапа его создания.

Фаза I: сначала собираем информацию

Этот этап также делится на три ступени. Перед тем, как приступить к планированию, сначала вам нужно знать, что уже у вас есть в наличии и за что вы еще платите! Какие устройства у вас есть, а какие запасены в резерве? Какие лицензии на ПО, сервисные контракты, операторские услуги приобретены? Тут, конечно, лучше будет, если у вас с самого начала есть опись всего вышеперечисленного, но увы, не на каждом предприятии она ведется.

Когда вы все это выясните, приступайте к составлению списка используемых компанией информационных технологий. Да, нам нужен список, в который и печать документов с фирменной почтой войдут, и системы безопасности и управления, и 1С, и более специфические приложения.

Наконец, завершающая ступень - цели и планы фирмы на период, на который вы составляете бюджет. Ваша компания собирается вырасти вдвое - а деньги на расширение IT-инфраструктуры под пополнение в бюджет включены? Приходится равняться на новые стандарты безопасности - а есть на чем? Тут полезно будет пообщаться не только с начальством, но и с руководителями отделов, даже с IT-специалистами: если для пробного брутфорса новых паролей безопаснику нужна будет пачка видеокарт или отделу разработки понадобится сервер для теста новых приложений, то в бюджет их лучше внести.

Фаза II: затем анализируем данные

Составленный бюджет будет попросту безграмотным, если не будет создан с ориентацией на ограничения, которые необходимо преодолеть, а именно на ограничения в:

• Производительности. Хватает ее сейчас? Сколько нужно будет через полгода, год? Какое звено в обеспечении текущего уровня производительности самое слабое?
• Надежности. Данные в полной сохранности? Оборудованию можно доверять или пора что-то заблаговременно заменить? Как быстро восстановится работоспособность система в случае сбоя, что это скорее всего будет за сбой?
• Безопасности. Как защищены ваши данные от внешних и внутренних угроз, достаточно ли этого? Соотносится ли уровень угроз и уровень защиты? Стоит ли расслабиться или наоборот готовиться к буре?
• Функциональности. Все ли задачи решаются полноценно? Что нужно изменить, чтобы соответствовать требованиям и в будущем? Актуальны ли имеющиеся приложения и оборудование под них?
• Удобстве. Много ли жалоб поступает от пользователей на технику, можно ли их решить? Много ли трудностей у штата сисадминов в работе с устройствами, можно ли сэкономить их время для более важных задач?
• Резервах. Все ли расходные материалы, от картриджей для принтеров до жестких дисков, у вас есть? Сколько их пригодится в следующем году, как для нынешнего штата, так и для его расширения?

Когда все это известно, переходим к финалу!

Фаза III: формируем и обосновываем бюджет

Все сделанные на основе прошлых фаз выводы теперь нужно сформулировать в максимально доходчивом и удобном для принятия решений виде. Разделите расходы на категории - например, на операционные расходы, расходы на развитие, рекомендуемые инвестиции и инвестиции возможные.

Среди перечисленного выше операционные расходы, ясно, будут направлены на поддержание деятельности, на то, чтобы все работало так, как работает сейчас, а вот расходы на развитие - на то, чтобы состоялось планируемое расширение бизнеса. Рекомендуемые инвестиции - это затраты на все то, что заметно повысит бизнес-показатели или устранит риски, а возможные инвестиции - плата за то, чтобы улучшить функционал или удобство работы с IT-инфраструктурой.

Не забывайте: IT-бюджет формируете вы, но составляется он для того, кто будет платить по счетам! А потом бюджет должен быть максимально прост и прозрачен, ориентирован на ту прибыль, которой в конце концов обернется.