Эксперты в подборе IT-оборудования
Если техническому специалисту малого или среднего предприятия становится ясно, что IT-инфраструктуру пора развивать, то следующим шагом идёт, увы, не закупка техники, а переговоры с руководством. Нужно ли вам обновить серверный парк, докупить оборудование или взять комплектующие - заявить о необходимости мало. Её придётся обосновать.
В больших фирмах есть определённый, обычно весьма солидный, бюджет на развитие IT. В компаниях поменьше это зачастую не так. Ну а сделать перевод с языка системного инженера на язык директора по закупкам или гендиректора не так-то просто - давайте разберёмся, как это сделать грамотно.
Обоснование - это документ на одну-две страницы, который читает человек без технического бэкграунда. Он ищет в нём ответы на четыре вопроса: что сломано, во что это обходится, что вы предлагаете и сколько это стоит. Всё остальное - приложения.
Форма зависит от компании. Где-то это служебная записка на имя директора, где-то заявка в бюджет на следующий год, где-то технико-экономическое обоснование по внутреннему регламенту. Каркас у них общий.
| Блок | Что писать | Пример формулировки |
|---|---|---|
| Проблема | Что не работает сейчас. В измеримых величинах, без «тормозит» и «старый» | «Ночное резервное копирование базы 1С идёт 9 часов и перестало укладываться в технологическое окно. В июле копия дважды не завершилась» |
| Последствия | Что произойдёт, если не решать. Главный абзац для финансиста | «При отказе дискового массива восстановление из последней копии займёт от 8 часов. Всё это время отдел продаж, а это 25 человек, не сможет выписывать документы» |
| Предложение | Конкретная конфигурация. Не «сервер помощнее», а перечень позиций | «Сервер 2U, два процессора, 256 ГБ оперативной памяти, восемь дисков SAS в RAID 10, гарантия 3 года» |
| Альтернативы | Что ещё рассматривали и почему отклонили. Без этого блока документ выглядит как каприз | «Аренда сопоставимой мощности на три года выходит дороже покупки, расчёт в приложении 1. Ремонт текущего сервера невозможен: комплектующие сняты с производства» |
| Деньги | Разовые затраты, ежегодные и горизонт расчёта | «Разово - закупка и монтаж. Ежегодно - электроэнергия и поддержка. Считаем на 5 лет» |
| Сроки | Когда нужно и что меняется, если отложить | «Оптимально в III квартале. При переносе на следующий год закладываем продление поддержки старого сервера» |
Приложением идут расчёты, коммерческие предложения и графики мониторинга. В основной текст они не помещаются и там не нужны.
Пишите на языке результата, а не оборудования. «Нужен RAID-контроллер с батарейкой» - это ваша забота. «Отдел продаж не встанет на день из-за одного диска» - забота директора. Второе он поймёт и запомнит, первое пролистает.
Человеку, имеющему поверхностное представление о работе серверов, пусть даже опытному и обладающему компьютерной грамотностью, не будет понятно, почему вы хотите приобрести ту же модель сервера, но нового поколения или, наоборот, взять несколько серверов с опытом, а один отправить пылиться на склад.
Поэтому опираться лучше всего на измеримые, имеющие значение для работы компании характеристики, а ещё лучше - сразу на экономические. Например:
На этом чаще всего и спотыкаются: автор пишет «повысит надёжность» и ставит точку. Финансист такое читать умеет, но принять по этому решение не может.
Считать надо три вещи. И полезно заранее понимать, как собирают IT-бюджет в вашей компании: разовая закупка почти всегда ложится в него отдельной строкой, и защищать её проще в общем цикле планирования, чем внезапным письмом в середине года.
Полная стоимость владения. Цена в коммерческом предложении - только часть расходов. К ней прибавляются электроэнергия, охлаждение, поддержка и лицензии за весь срок службы:
TCO = закупка + монтаж + (электроэнергия + охлаждение + поддержка + лицензии) × число лет
Потребление считается просто: мощность в киловаттах × 24 × 365 × ваш тариф за киловатт-час. Только берите реальное потребление. Цифра с блока питания не подойдёт: она с запасом, и запас обычно двукратный. Посмотреть фактическое можно в интерфейсе управления сервером, тот же iLO или iDRAC показывает это счётчиком, либо измерить розеточным ваттметром за пару дней.
И сразу прибавьте кондиционирование - тепло, которое выделило железо, кто-то должен вынести наружу. Сколько именно, зависит от того, как сделана серверная: при бытовом кондиционере и перемешанных потоках охлаждение съедает почти столько же, сколько само оборудование, при разделении холодного и горячего коридоров - в разы меньше.
Горизонт берите 3-5 лет. Именно на этом отрезке новое оборудование обычно и выигрывает у старого: разница в энергопотреблении за год выглядит скромно, за пять лет уже заметна.
Стоимость простоя. Самый убедительный аргумент, и его почти никто не считает. Формула для небольшой компании простая:
Час простоя = (число зависящих сотрудников × стоимость их рабочего часа) + упущенная выручка за час
Возьмём условные цифры, свои подставите сами. От 1С зависят 25 человек. Час работы одного обходится компании примерно в 600 рублей с налогами. Четыре часа простоя - это 60 тысяч рублей одного только фонда оплаты труда, без сорванных отгрузок и объяснений с клиентами. Случалось дважды за год - вы уже назвали сумму, с которой можно сравнивать цену сервера.
Разницу с альтернативой. Покупку сравнивают с арендой, облаком или ремонтом текущего железа. На одном горизонте и с одинаковым набором расходов. Сравнение «разовая покупка против ежемесячного платежа» некорректно, и финансист заметит это первым.
Честный расчёт иногда показывает, что покупка не нужна. Простоев не было, нагрузка выросла на десять процентов за два года, старый сервер на поддержке. Это нормальный результат, и лучше узнать о нём самому, чем услышать от финансового директора на защите бюджета.
Тогда у обоснования появляется другая задача - зафиксировать порог. «Текущей конфигурации хватает до 60 пользователей 1С. При найме следующих десяти возвращаемся к вопросу». Через полгода у вас будет готовый документ и история наблюдений. Совсем другой разговор.
Универсального обоснования не бывает: сервер под видеонаблюдение и сервер под 1С защищают разными доводами. Что работает по типовым задачам малого и среднего бизнеса:
| Задача | На чём строить обоснование | Чем подкрепить |
|---|---|---|
| Сервер под 1С | Скорость закрытия периода и проведения документов, число одновременных пользователей | Замеры времени типовых операций до и после, журнал жалоб бухгалтерии |
| Видеонаблюдение | Глубина архива в днях и требования к ней. Часто это прямое требование регламента или страховой | Расчёт объёма: число камер × битрейт × срок хранения |
| Файловый сервер и СХД | Свободное место и скорость его исчерпания, сколько осталось до заполнения | График роста объёма за 12 месяцев с экстраполяцией |
| Контроллер домена | Риск единственного экземпляра: без него встанет вся авторизация | Время восстановления домена с нуля против стоимости второго сервера |
| Виртуализация | Консолидация: сколько физических машин схлопывается в одну и что это даёт по электричеству и обслуживанию | Инвентаризация загрузки серверов по процессору и памяти |
| Резервное копирование | Несоблюдение собственного регламента: копии не укладываются в окно или их некуда класть | Логи заданий с длительностью и ошибками |
Общее у всех строк одно: аргумент берётся из наблюдений, которые у вас уже есть. Графики мониторинга, логи заданий, тикеты пользователей - это и есть доказательная база. Собирать её надо до разговора. После отказа поздно.
Отдельный случай: сервер нужен под требования по защите информации. Здесь аргументация проще, потому что часть работы сделана за вас - есть внешнее требование.
Ссылайтесь на конкретный документ: положение о защите персональных данных, требования отраслевого регулятора, условия договора с крупным заказчиком, предписание после проверки. Дальше показываете разрыв между требованием и текущим состоянием, и предложение закрывает именно этот разрыв.
Довод «станет безопаснее» без ссылки на требование работает плохо: безопасность бесконечна, и под неё всегда можно попросить ещё денег. Довод «по договору с заказчиком мы обязаны хранить данные на отдельном сервере, сейчас они лежат на общем» конечен и проверяем.
Здесь внутреннее обоснование живёт отдельно от закупочного, и путать их не стоит.
Служебная записка руководителю - документ внутренний. Он отвечает на вопрос «покупаем ли вообще» и ложится в основу заявки при формировании плана-графика. Всё, что написано выше, относится именно к нему.
А дальше начинается 44-ФЗ, и там под обоснованием понимают другое - обоснование начальной (максимальной) цены контракта. Это отдельный расчёт по методам из статьи 22 закона, приоритетный из них - метод сопоставимых рыночных цен, для которого собирают коммерческие предложения поставщиков. К вашим доводам про надёжность он отношения не имеет: НМЦК обосновывает цену, а не потребность. Занимается им обычно контрактная служба, а от вас потребуется описание объекта закупки с характеристиками.
Практический вывод: техническому специалисту в учреждении нужны два разных текста. Записка с аргументацией - для своего руководителя. Техническое задание с характеристиками - для контрактной службы. Смешивать их в один документ не надо, это создаёт проблемы обоим.
Просить всё сразу. Список из сервера, коммутатора, ИБП и лицензий одной строкой почти гарантированно уходит на доработку. Разделите по приоритетам и покажите, что критично сейчас, а что подождёт квартал.
Прятать цену. Совет «не заостряйте внимание на стоимости» кочует по статьям про переговоры с руководством и работает против вас. Финансист смотрит на сумму первым делом, и попытка её сгладить читается однозначно. Наоборот: назовите цифру сами, в первом же абзаце, и сразу поставьте её в контекст - срок службы, стоимость простоя, разница с арендой.
Довод «оборудование старое». Возраст сам по себе не проблема, работающий сервер может стоять годами. Проблема - снятая поддержка, недоступные комплектующие, невозможность нарастить память под новую версию 1С. Называйте её. Дата выпуска сама по себе никого не убеждает.
Технические подробности в основном тексте. Модели контроллеров, версии прошивок и схемы массивов - в приложение. В записке они дают обратный эффект: документ выглядит непонятным, а непонятное не подписывают.
Один вариант без альтернатив. Обоснование с единственным решением читается как «я уже всё решил». Покажите два-три варианта с разной ценой и честно скажите, какой рекомендуете и почему. Право выбора у руководителя останется, а решение всё равно будет вашим.
Когда бюджет ограничен, а задача есть, стоит рассмотреть восстановленное оборудование. Серверы прошлых поколений после тестирования и с гарантией закрывают типовые задачи малого и среднего бизнеса - файловое хранилище, 1С на небольшой отдел, контроллер домена, видеонаблюдение - и экономят до 70% бюджета против новых. Для обоснования это сильный ход: вместо просьбы увеличить бюджет вы предлагаете уложиться в имеющийся.
Возражение про надёжность снимается гарантией: на восстановленные серверы она бывает до 5 лет с поддержкой на следующий рабочий день. В записке так и пишите - срок гарантии и условия обслуживания отдельной строкой, наравне с ценой.
Как коротко обосновать замену оборудования?
Три предложения: что не работает в измеримых величинах, во что обходится каждый случай, что предлагается и за сколько. Развёрнутые расчёты - в приложение. Короткий документ подписывают чаще длинного.
Какой показатель эффективности использовать?
Для серверного оборудования обычно берут полную стоимость владения на 3-5 лет и стоимость часа простоя. Показатели вроде ROI к инфраструктуре применимы плохо: сервер не приносит выручку напрямую, он предотвращает потери. Если руководство мыслит долями от оборота, пригодится ориентир, сколько вообще нормально тратить на IT - на его фоне отдельная закупка перестаёт выглядеть внезапной.
Нужно ли прикладывать коммерческие предложения?
Да, и лучше три от разных поставщиков. Жёсткого требования по количеству в законе нет, но три - сложившийся стандарт: одно-два предложения вызывают вопросы и у проверяющих, и у собственного финансового отдела. Заодно это снимает вопрос «а почему так дорого» и показывает, что рынок вы изучили.
Что делать, если отказали?
Узнать причину и зафиксировать порог возврата к вопросу. Отказ по формулировке «сейчас нет денег» - не то же самое, что «не вижу необходимости». В первом случае возвращайтесь при формировании следующего бюджета с тем же документом, во втором придётся собирать доказательства дальше.
Сервер или облако - что проще обосновать?
Облако проще провести как операционные расходы, покупку - как вложение с понятным сроком службы. Считайте оба варианта на одном горизонте: на три года и дольше собственное оборудование у малого бизнеса часто оказывается дешевле, особенно при больших объёмах хранения.
Поможем с той частью, которая идёт в приложение
Когда дошло до конкретной конфигурации, инженеры ITTELO соберут спецификацию под задачу и пришлют коммерческое предложение - ровно тот документ, который прикладывают к обоснованию. Посчитаем и второй вариант, на серверах бу: с тестированием и гарантией они экономят до 70% бюджета, и в записке появляется выбор вместо единственной цифры. На рынке серверов 11+ лет.
