Как вычислить оптимальный уровень затрат на IT-систему предприятия

IT-инфраструктура - очень затратный проект, от которого, тем не менее, зависит конкурентноспособность и эффективность предприятия. Объяснить необходимость постоянных дозакупок и обосновать их стоимость зачастую сложно - нужны конкретные цифры, примеры решаемых задач, нечто доходчивое и измеримое. Давайте выясним, как вычислить оптимальный уровень затрат на ИТ на предприятии, чтобы обосновать траты начальству.

Как измерить оптимальность затрат?

Зачем вообще компьютеры бизнесу? Они были не всегда, а бизнес-процессы работали и приносили прибыль. Однако ранее требования к офисным профессиям были выше, многие процессы, которые сегодня можно произвести одним щелчком мыши, занимали несколько часов рабочего времени у нескольких работников... И прибыли больше стал получать тот, кто способен был перевести работу на этот самый щелчок мыши, оптимизировать ее таким образом.

Итак, оптимальные затраты на IT должны сводить траты времени и денег на делопроизводство к самому минимальному возможному значению. Оптимальные затраты сегодня плавно перестанут быть таковыми завтра: появятся новые технологии, новые приложения, новое оборудование. Однако выбрасывать рабочее старое и бежать за новым не следует - если предприятие потеряет на выброшенном рабочем еще оборудовании больше денег, чем приобретет за счет покупки, то оптимальными такие затраты будет уже не назвать. И вот встает вопрос измерения пользы от использования технологий.

На этот вопрос можно ответить, но на каждом предприятии ответ будет свой: каждый раз все будет сводиться к производительности тех сотрудников, работу которых мы облегчаем и ускоряем за счет технологий, а она у всех разнится. К счастью, можно получить конкретные цифры, которые можно представить на суд не разбирающихся в IT людей и быть полностью понятым.

Для этого нужно:

• Вычислить месячную цену используемых устройств. Для этого разделите цену устройства на количество месяцев, которое вы будете его использовать. Например, у нас есть новенький сервер, который мы планируем использовать 5 лет и заплатили за него 60 тысяч рублей. Делим 60 000 на 60 (5х12) и получаем тысячу рублей. Правда, тут стоит учесть также совокупную сумму владения устройством - о том, как ее вычислить, мы также уже писали. Суммировав месячные траты на каждое устройство, получите ежемесячную цену инфраструктуры.
• Итак, у нас есть стоимость системы, но как понять, адекватна ли она компании? Через ФОТ - фонд оплаты труда. Даже если у вас нет данных о зарплатах сотрудников, которым облегчает жизнь инфраструктура, вы можете говорить о процентах их ФОТ. Например, если каждый день сотрудник будет на что-то тратить на час меньше времени, то это уже 12% его ФОТ! Вычислив, сколько сотрудников сколько часов в день работают с инфраструктурой и какие ее части активно использует, можно увидеть, сколько денег приобретает компания за счет технологий.
• Если для приобретения апгрейда вам нужны точные суммы и показатели, то вы можете соотнести эффекты от обновки с временем, которое тратят на процессы с использованием старого оборудования. Эти эффекты часто бывают в описании комплектующих - скажем, если новая оперативная память работает на 20% быстрее старой, то в мануале вы точно это найдете. Если сотрудники тратят на какой-то процесс на старом оборудовании тот же пресловутый час в день, а новое превратит этот час в 45 минут, то вы можете выяснить цену этим 15 минутам целого штата и сравнить с ценой на новое устройство. Если цена ниже - надо брать! Кроме того, "старые" комплектующие можно не только списать или утилизировать, но также продать.
• Во многих случаях речь будет идти не об облегчении жизни (например, бухгалтера, которому легче вести таблицы Excel, чем считать на счетах и записывать в гроссбух), а о принципиальном существовании той или иной профессии или функции компании. Это касается разработки, услуг информационной безопасности или проектирования, систем безопасности. Если какая-то часть получаемых компанией средств зависит от инфраструктуры, которая обеспечивает деятельность разработчиков или проектировщиков, то на ней не экономят! То же касается, скажем, системы видеонаблюдения, которая может заменить нескольких охранников в штате, или систем безопасности, например, регистрирующих доступ в серверную.

Даже с этими формулами вам все равно придется определять цену системы своего предприятия самостоятельно, однако теперь ее можно представить в универсальных единицах бизнеса - в деньгах и времени.

Как оптимизировать затраты? Когда это не нужно?

Со временем технологии устаревают, устройства приходят в негодность, появляется более быстродействующее, более энергоэффективное, более функциональное оборудование. Все понятно в случае, если сервер проработал свои 60 месячных стоимостей, потом, может, еще 36 проработал - и пора его обновлять; но как понять, что пора еще не отработавшее свое оборудование заменять?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к самому распространенному способу оптимизации IT-затрат. Самому распространенному и безграмотному, ибо ни к какой экономии он не ведет! Это самая расхожая практика: покупать оборудование только когда припрет, покупать самое дешевое, а лучше вообще арендовать, внешних подрядчиков при наличии своего штата никогда не вовлекать... Все это в результате ведет к тому, что "сэкономленного" гораздо меньше, чем сделанного на свою голову: дешевое оборудование работает меньше, а, значит, стоит в месяц дороже; несвоевременное решение проблем - это прямая потеря денег; аренда в долгосрочной перспективе дороже покупки - и так далее, так далее, так далее.

Поэтому нужно объемно оценить ситуацию с финансовой стороны: сколько вы потеряете на рабочем еще оборудовании, сколько приобретете на его замене? Разница между этими величинами и даст ответ на вопрос, стоит ли оптимизировать вашу систему.